Processen en documenten

Elk bedrijf heeft routinewerk en standaard documenten nodig. Wij brengen deze in kaart en verbeteren ze, zodat u tijd gaat besparen en de beleving van uw klanten omhoog gaat!

Processen en documenten, wat zijn dat precies?
Om de interne organisatie van een bedrijf optimaal te laten werken, is het nodig om de bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te voorzien van de benodigde documenten zodat medewerkers van bedrijven precies weten wie, wat, waar en wanneer moet doen. Processen zijn dus in feite werkstromen. Een voorbeeld van een werkstroom is het halen en bewaken van een order: een klant neemt met uw bedrijf contact op en vraagt u om een offerte uit te brengen. De eerste stap in het proces is om te inventariseren wat precies de behoefte van de klant is. Daarna dient u een offerte uit te brengen. U moet echter niet vergeten om uw algemene voorwaarden ter hand te stellen en die van uw klant af te wijzen. Bij het uitbrengen van een offerte moet u ook niet vergeten de factuur termijnen en de geldigheid te vermelden. U wilt graag dat uw klanten altijd netjes een offerte map krijgen met een brochure. Na het uitbrengen van de offerte wilt u dat de klant een week heeft om de offerte te bestuderen, waarna u wilt dat uw bedrijf de klant gaat bellen. Na akkoord van de klant wilt u dat de offerte ondertekend retour komt, zodat uw bedrijf kan beginnen met het plannen van de werkzaamheden. Na afloop van de werkzaamheden moet de klant akkoord tekenen voor uitvoering van de werkzaamheden, waarna uw bedrijf een factuur kan sturen en toezien op het innen van het geld.

Wat kan Prosperbiz voor mij betekenen?
Prosperbiz brengt bedrijfsprocessen schematisch in kaart en modelleert met deze processen, zodat ze voor uw specifieke situatie zo optimaal mogelijk zijn ingericht. Het maken van de processchema's en het aanpassen daarvan is waar wij in gespecialiseerd zijn. Wij kunnen processchema's op meerdere niveaus opstellen. Eerst kan het globale proces met de relevante stappen op hoofdniveau worden geschetst. Daarna kunnen onderliggende sub processen worden gedetailleerd. Ten slotte zijn er bij bepaalde processtappen ook documenten nodig. Zoals in bovenstaand voorbeeld: een offerte document, een brochure, een offerte map, algemene voorwaarden, een planning document, een werk bon document en een factuur document. Wij stellen processen zodanig op dat het duidelijk is wanneer en door wie welk document gebruikt dient te worden en kunnen vrijwel alle documenten maken die in reguliere bedrijfsprocessen voorkomen. Het gevolg van nauwkeurige opvolging van door ons opgestelde bedrijfsprocessen, is dat uw bedrijf in staat is om consequent een bepaalde kwaliteit te leveren en aan verwachtingen te voldoen. Uw klant zal hierdoor een hoge kwaliteitsbeleving ervaren!



Contact opnemen